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履歴書を郵送するなら添え状を使おう!意味と効果を解説

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履歴書を郵送する時、そのまま必要書類を入れている方は多いかと思います。それでも問題はないのですが、ただ書類が入れてあるだけ、というのは少しもったいないです。
履歴書や必要書類と一緒に、添え状を入れておくと、採用担当者の印象を良くする事ができます。添え状はビジネスマナーの一つで、これを一つ入れておくだけでも、自分のビジネスマナーの知識等をアピールする事ができるのです。
添え状はその他にもメリットがあります。添え状がどういうものなのかを理解し、正しく作れるようになれば、内定をもらえる確率が引き上げる事ができるのです。
そこで、添え状を入れる意味やメリット、添え状を作る際のルールを解説していきます。これから就職活動や転職活動をする方は、ぜひご覧下さい。

履歴書を郵送する時は、添え状を入れて自分をアピールしよう

履歴書を郵送する時は、ただ入れるよりも添え状を活用した方が良い印象を与えられます。添え状の意味やメリットを理解して、効果的に活用しましょう。

添え状を入れる意味

添え状には大きく3つの役割があります。

  • 挨拶状としての役割
  • 中身を知らせる表書きとしての役割
  • 補足用書類としての役割

添え状は郵便物を受け取る相手に対しての挨拶状としての機能があります。ただ書類が入っているだけの郵便物よりも、挨拶状である添え状が入っている方が、親切で丁寧な印象を与えられます。
また、中にどの様な書類が入っているのかを知らせる機能もあります。これにより、一々確認しなくても、中にどんな書類が入っているかが一目で分かるようになります。書類確認の手間を無くせるので、それによっても良い印象を与えられます。
添え状は、履歴書をはじめとした書類では伝えきれなかった事を伝えるのにも役立ちます。履歴書に書く程ではないけど、伝えておきたい事等を添え状に書いておけば、それを伝える事ができるのです。

添え状を入れるメリット

添え状を入れると多くのメリットを得る事ができます。
メリットの内容をまとめると、以下の3点になります。

  • ビジネスマナーのアピール
  • 書類の確認漏れを防止する
  • ネガティブな印象の払しょく

添え状はビジネスマナーの一つでもあります。直接会って伝える訳ではない郵送書類において、挨拶の代わりを果たしてくれるのです。また、書類の内容や補足内容を書く事で、伝え漏れや確認漏れを防ぐ効果もあります。
添え状は、

  • 自分がビジネスマナーを身に付けている人間である
  • 相手の事を考えながら行動できる人間である

という事をアピールするのにピッタリなのです。
添え状には封筒の中に入っている書類が一覧となって記入されています。
添え状で一覧にしておく事により、自然と採用担当者が目を向けやすい状態を作る事ができるのです。これにより、履歴書や職務経歴書といった書類を、より入念に見てもらう事ができます。
経歴等にネガティブな印象がある場合にも、添え状は役に立ちます。
添え状が持つ、

  • ビジネスマナーや思いやりのある人柄をアピールできる効果
  • より注意深く応募書類を読んでもらえるようにする効果

によって、ネガティブな印象を払拭しつつ、自分の実力や人柄をより深く判断してもらえるのです。
添え状であえて問題点に触れる、というテクニックも使えます。
添え状に簡潔で、前向きな内容で、

  • 自分の問題点
  • 問題点を乗り越える為の努力
  • 仕事でどのように貢献していきたいのか

といった事を記入しておけば、採用担当者の不安や、マイナスイメージを軽減できるようになります。

添え状は作成時のルールがある。しっかり押さえよう

添え状には様々な機能とメリットがあります。これを最大限に引き出すには、正しい作り方を覚えておかなくてはなりません。添え状を作成する時のメリットも覚えましょう。

作成はパソコンで、横書きで作る

添え状はビジネス文書です。手書きでの書き方もありますが、パソコンで作成するのが一般的です。
パソコンで作成すると、

  • 文字が読みやすい
  • 修正が簡単
  • パソコンスキルがある事をアピールできる

といった利点もあります。
添え状と一緒に入れる履歴書や職務経歴書等は、横書きの文書です。一緒に入れる添え状も同じ横書きに統一した方が、見やすく良い印象を与えられます。
添え状の構成項目も一緒に紹介しておきます。

  • 日付
  • 宛名
  • 自分の住所と郵便番号
  • 自分の電話番号
  • 自分の名前
  • 頭語と時候の挨拶
  • 挨拶や自己PR等(簡潔に)
  • 結語
  • 送付書類
  • 最後に「以上」と書く

日付は右の一番上に記入します。日付よりも下の部分、左上に宛名を記入しましょう。
宛名よりも下の位置の右上に、

  • 自分の住所と郵便番号
  • 自分の名前
  • 自分の電話番号

を記入し、その後に本文を記入していきます。
記入の順番は、

  • 頭語と時候の挨拶
  • 挨拶や自己PR等(簡潔に)
  • 結語
  • 送付書類

の順です。
送付書類の項目は、上の真ん中に「記」と記入するのを忘れないで下さい。記入が終わったら「以上」と記入しておきましょう。

サイズや書式にも注意して

添え状を作成する際は、

  • 用紙の種類
  • 書式設定

等も気を付けなくてはなりません。
サイズは履歴書や職務経歴書等の、他の書類と同じサイズに統一します。書類サイズにばらつきがあると、読みにくい書類になってしまいますから、注意して下さい。
また、パソコンで作る際の書式設定にも注意が必要です。他の書類をパソコンで作った場合は、他の書類と同じ書式で作成しましょう。フォント等に微妙に違いがあると、違和感を与えてしまいます。
出来るだけ、添え状は他の書類に合わせて作り、書類全体に統一感を持たせるようにして下さい。
よくある間違いに、西暦と和暦が混同されている、というものがあります。他の書類は西暦で書いているのに、添え状は和暦で書いてある、というような事の内容に気を付けて下さい。

内容はシンプルに、1枚で

添え状の内容は、簡潔に、1枚で済むようにしましょう。自己PRや補足内容を長々と記入してあると、かえってマイナスイメージを強めてしまいます。簡潔に、分かりやすい文章を心がけて下さい。
文章を作成する時は、ですます調で誤字脱字に気を付けながら作成して下さい。添え状は例文もたくさんあるので、そうした例文を参考にするのもおすすめです。

添え状は自己アピールに有効な手段。積極的に活用していこう

添え状は履歴書をはじめとした応募書類の手助けや、アピールをしてくれる書類です。これがあるだけでも、かなり印象を変える事ができます。作成も簡単ですので、積極的に活用して下さい。

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