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パートの面接を辞退したいと思ったら…知っておきたいマナー

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パート探しは希望の立地や条件の職場を見つけるために時間や労力がかかりますし、応募を済ませた後に辞退したいと思い直すことも考えられます。

また、効率的にパート先を探すために同時進行で応募している場合、先に応募した第一希望のパートに合格すればそれ以降の面接を辞退しなくてはなりません。

そこで今回は、面接前や面接後、採用が決まった後などに辞退する時のマナーを詳しくご紹介していきましょう。


辞退の連絡は気が進まなくても…すみやかに連絡することがマナー

どのような理由でも辞退を伝えるのは気が進みませんが、気が進まないからといって連絡を先延ばしにしてはいけません。

もし、連絡せずにいるようなら応募先の採用担当者に余計な手間や時間を取らせてしまったり、他の応募者の面接スケジュールにも影響を及ぼしてしまうでしょう。

特に、採用が決まった後に辞退する場合は採用の連絡を受けた2〜3日以内に連絡しなくては、応募先がパート募集を終了し合格者の初出勤に向けた準備に取り掛かってしまうことが考えられます。

辞退を決めたのが面接前、面接後、採用が決まった後のどのタイミングでも、すみやかに連絡することが社会人としての基本的なマナーになります。

基本的には電話で連絡しよう。お詫びの気持ちも伝えよう

最近は、応募から採用結果の通知に至るまで企業と応募者の連絡手段にメールやSNSが使われるケースも増えていますが、辞退の連絡はお詫びと共に口頭で伝えることがマナーなので電話連絡が基本です。

今までのやり取りがメールのみだった場合はメールでの連絡でも構いませんが、電話でのやり取りがあった場合は必ず電話で連絡しましょう。

ただし、面接日が迫っている場合や面接終了後に辞退する場合は、急いで伝える必要があるので電話で確実に伝えるようにしてください。

連絡する前にあらかじめ考えておきたい、準備のポイントとは

辞退することを決めたらすみやかに連絡する必要がありますが、伝えたいことは事前に準備しておくべきです。

辞退のタイミングによって使えるフレーズや退職理由を追求された場合はどのように対応したら良いのかを見ていきましょう。

辞退のタイミング別のポイント

面接前や面接後、採用決定後など、辞退するタイミングによって適切な言葉を選ぶ必要があります。それぞれのタイミングで使えるフレーズもチェックしていきましょう。

面接前に辞退する場合
面接前に辞退する場合は「お時間を設けていただいたにもかかわらず誠に申し訳ありませんが…」というように感謝の気持ちを込めたクッションワードを用いて辞退の意思を伝えましょう。
連絡が面接直前になってしまったら…
面接の直前に他のパートの採用が決まった場合など、連絡のタイミングが面接の直前になってしまった時は、「直前のご連絡となり大変申し訳ございません」というお詫びの言葉を添えましょう。
面接後に辞退する場合
面接後に辞退する場合は「面接にお時間を割いて頂きありがとうございました」という面接の機会を設けてくれたことに対しての感謝を伝えましょう。
採用決定後に辞退する場合
採用決定後に辞退する場合は「採用を決定して頂きありがとうございました」という感謝の言葉も忘れず伝えましょう。
辞退のタイミングに応じて感謝の気持ちを伝える適切な言葉を選ぶことと、「辞退」という言葉を使ってはっきり意思表示することがポイントとなります。

また、再応募の可能性がある場合は「状況が整いましたら改めて応募させて頂きたいと思っております」というようなポジティブな気持ちを伝えておきましょう。

退職理由について

辞退の理由については詳しく説明する必要はないので、「一身上の都合」や「事情により」といった言葉にとどめましょう。

応募先から詳しい理由を尋ねられることもありますが、本音やとっさの嘘で先方に不快感を与えることも考えられるので、追及されても「個人的な理由」として伝える方が無難です。

電話でもメールでも感謝とお詫びの言葉を忘れずに!伝え方のコツ

辞退の連絡はダラダラと言い訳する必要はないので、簡潔丁寧に伝えることが大切です。電話とメールそれぞれの、伝え方のポイントをチェックしていきましょう。

電話で焦らずスムーズに伝えるポイント

電話で辞退する場合は、焦らずスムーズに話を進めるために伝えるべき項目を事前に頭に入れておくようにしましょう。

伝えるべき項目とは
  • 面接(予定)の日時と名前
  • 辞退の意思
  • お詫びとお礼
電話の際は今までやりとりをしていた採用担当者宛に電話することになりますが、名乗る時はわかりやすく面接(予定)日時を一緒に伝えることがポイントです。

電話をかける時間帯にも注意して

電話で辞退する場合は、先方の都合を考慮して連絡する時間帯にも注意が必要です。

辞退する応募先の業種によっても異なりますが、始業から間もない時間帯の午前9時〜10時やお昼休憩になる12時〜13時は避けておいたほうが無難でしょう。

14時〜16時の時間帯は業種問わず手が空きやすく、電話にも出やすい時間帯と言われているので、この時間帯にかけることをおすすめします。

メールでならではの注意点とは

メールで伝える場合も基本的に電話の場合と同じですが、メールで辞退するときはこのようなポイントに注意が必要です。

件名にも「面接(採用)辞退のご連絡」と記載する
メールの一覧からもはっきりとわかるように、件名には「面接(採用)辞退のご連絡」とはっきり明記しましょう。
宛名は正式名称で記載する
宛名は「会社名」「部署名」「担当者名」を書くことになりますが、社名は前後どちらに「株式会社」がついているか?担当者の漢字に間違いはないか?きちんとチェックしましょう。
冒頭ではっきり名乗る
冒頭で誰からのメールなのかわかるように「○月○日○時に面接のお約束をさせていただいておりました△△と申します」とはっきり名乗りましょう。
辞退の意思は簡潔にまとめる
辞退の理由は「一身上の都合」などとして簡潔にまとめ、感謝とお詫びの言葉で締めましょう。
メールは読み返せるので、間違った言い回しをしていないか?表記ミスはないか?最後にもう一度チェックしてから送信しましょう。

メールの送信は営業時間中に

いつでもいいと思われがちなメールの送信時間ですが、できるだけ先方の会社の営業時間中に送信することをおすすめします。

もし、どうしても夜の時間帯に送信しなくてはならない場合は「夜分遅くに失礼いたします」とひとこと加えましょう。

パートの辞退を決めたなら…マナーを守って対応しよう

パート先を探す場合、希望の条件により当てはまる職場を見つけたいと思うのは当然ですし、面接に行ってから自分に合わないと気づくこともあるでしょう。

面接の前後問わず辞退の意思を伝えることは気が進みませんし、できることなら連絡したくないと思ってしまうかもしれません。

しかし、社会人ならマナーを守って最後まできちんと対応する必要がありますし、気持ちよく次に進むためにもすみやかに辞退しましょう。

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