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名刺交換があなたの印象を変える!失敗しない名刺交換のマナーを伝授

更新

マナーとは、相手を尊重する、相手に不快感を与えないという考え方。
名刺交換にもマナーがあります。初対面で行われるものですから、相手に良い印象を持たれる所作を心掛けたいですよね。
しかし、初対面という重要な局面で行われるにもかかわらず、名刺交換は新人研修で学んだ後、振り返る機会はほとんどありません。中には我流になっている人もいるのではないでしょうか。
今回は、名刺交換の基本的な流れと、誰もが一度は経験したことがあるはずの、名刺にまつわる失敗例を紹介します。
新社会人だけではなく、社会人になって久しい方も、確認の場として活用ください!新たな発見があるかもしれません。

名刺は学生も持っておいた方が良い!名刺をうまく活用しよう

ビジネスシーンでは、名刺は身分証のような役目を担っており、どの企業に属しているかを示してくれるありがたいツールです。
そのため、相手にとって名刺は安心感を与えてくれるものです。
学生は持っていない方が多いと思いますが、今後、就職活動の中で人事担当者や先輩社員から名刺をもらう機会があるかもしれません。
もちろん、名刺を持っていなくても問題ありませんが、名刺を用意しておくと名前を覚えてもらいやすく、自分のアピールにもなります。持っておいても損はないでしょう。

名刺交換は、2パターンある!どちらもできるとスマート

ここでは、名刺交換の基本的な流れを紹介します。
名刺交換は、基本的な名刺交換と、名刺の受け取るタイミングが同時になる同時交換の2種類があります。

基本的な名刺交換のステップ

目下の人から自己紹介し名刺を渡した後に、目上の人が自己紹介し名刺を渡します。

姿勢・服装を整える(ジャケットのボタンを留める)
自然な笑顔で臨みましょう。
名刺は胸の位置で扱う
テーブル越しに名刺交換を行うのはNGです。
目下の人から自己紹介をして名刺を渡す
  • 「はじめまして、わたくし□□(会社名)の□□(苗字)でございます。どうぞよろしくお願いいたします。」
  • 受け取る時は、「頂戴します」と言って両手で受け取ります。
  • 緊張すると早口になってしまうものです。相手が聞き取りやすいようゆっくり、丁寧に自己紹介しましょう。

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挨拶された方は、差し出された名刺を両手で受け取り、名前の確認をする
  • 名刺の会社名や名前に指を置かないように注意します。
  • 名前の読み方が分からない時は「失礼ですがお名前はどのようにお読みすればよろしいでしょうか」と尋ねましょう。
自分の名刺を出し、自己紹介する
  • 相手から受け取った名刺は左手で持ち、名刺入れの上に置きます。
  • 自分の名刺は、左手にある相手の名刺よりも低い位置から差し出します。

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同時交換のステップ

お互いに挨拶をした後、名刺を同時に差し出して交換するやり方です。こちらもビジネスシーンでよく行われています。

名刺を準備し、お互い自己紹介をする
自分の名刺は両手で持っておきます。

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自己紹介が終わったら、お互い名刺を差し出す
  • 自分の名刺を差し出す時は右手で扱い、左手には名刺入れを持ちます。
  • 相手の名刺入れの上に置くように渡します。同様に、左手で相手の名刺を受け取ります。

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受け取ったらすぐに相手の名刺を両手で持つ
お互いに名刺を受け取ってから、名前の確認をします。

名刺交換だけではなく、誰かを紹介する順序にもマナーがある!

名刺交換では、まず目下の人から自己紹介して名刺を渡し、次に目上の人が挨拶をして名刺を渡します。また、誰かを相手に紹介する時も、紹介の順番があります。間違えると失礼にあたりますので、名刺交換と一緒に覚えておきましょう。

  • 社内の人を社外の人に対して
  • 目下の人を目上の人に対して
  • 年下の人を年上の人に対して
  • 一人を大勢に対して
  • 親しい間柄の人を初対面の人に対して

例えば、社内の人が上司と部下だった時は、上司・部下の順に紹介します。
また、相手によっては目上の人でも先に挨拶をしてくださる場合もあります。そのような時は「申し遅れました。」と一声添えて自己紹介しましょう。自分が先だからといって、相手の自己紹介を遮ってはいけませんよ。

油断禁物!あなたの名刺の扱い方も、相手に見られている

マナーは名刺交換の場面に限りません。名刺は相手の顔、分身ですから、面談中の名刺の扱い方にも注意する必要があります。

席に着いたら受け取った名刺をテーブルの上に置く
  • テーブルに置いた自分の名刺入れの上や、そのままテーブルの上に置きます。
  • 狭いテーブルの上で複数の名刺を並べる時は、途中で折り返し、横に広がりすぎないように注意しましょう。4枚以上になったら折り返した方が良いでしょう。
  • 複数の人と名刺交換をした場合、並び順になるように置きます。
  • テーブルに置く位置は、自分の正面か、ドアより遠い側に置きます。
商談や用件が終わったら、名刺をしまう
複数の名刺をしまう場合は、上席者が一番上になるように役職順に重ねてしまいましょう。
帰社したら、いただいた名刺に面会日時や商談メモを書き込む
メモを残し、次回の訪問に役立てましょう。なお、名刺への書き込みは相手の目の前で行ってはいけません。
名刺が不要になったら、シュレッダーにかけるなど、適切に対応する
名刺は個人情報です。ゴミ箱にそのまま捨てるのは論外です。

あなたもやってるかも?残念な名刺交換10選を紹介!

慣れてしまえば、名刺交換の所作もルーティンになってしまうもの。
ここでは、よくある名刺交換の失敗例を紹介します。
世の先輩方の失敗から学び、明日の糧にしましょう!

1.名刺(ケース)を忘れた

一番よくある失敗体験ではないでしょうか。女性は特に、着ている服の色によってバックを変える方も多いので、うっかりバックの中身を入れ替えていなかったために、名刺ケースを家に置いてきてしまった!というパターンです。

2.名刺の枚数が足りない

一度に複数人と名刺交換をすることもあります。そんな時、最後に挨拶する方への名刺がない・・なんてことも。
名刺交換は目上の方から順に行っていくものですが、渡せなかったのが目下である担当者だとしても油断してはいけません。キーマンは目上の方になりますが、案件を進めていくにあたってあなたとやり取りするのは担当者です。
担当者にも、あなたに良い印象を持ってもらう必要があります。

名刺を渡せなかった時は
自己紹介の前に、「申し訳ございません。ただいま名刺を切らしておりまして。」と一言お詫びを添えます。
次の訪問まで間が空く時は、相手の記憶が新しいうちに、名刺を郵送すると丁寧です。その際、できれば送付状は手書きで丁寧に書くことをおすすめします。
メールやワードによる活字が当たり前の現代では特に、手書きの手紙は礼儀正しさを印象づけます。

3.渡した名刺が汚れていた

名刺をバックの中に長時間放置していると、衝撃や摩擦により名刺の角が折れたり印字がにじんだり、汚れがついたりします。
訪問前の事前のチェックを怠ると、汚れていることに気づかずにそのまま相手に渡してしまうことも。汚れている、くたびれた名刺を渡されると、なんだかその本人までだらしなく見えてしまいます。

4.名刺の正面を、自分に向けて渡していた

相手に名刺を渡す時は、自分の名前を相手が読めるように名刺の正面を相手に向けて渡しますが、自分を正面にしたまま渡してしまう人がいます。
相手は、逆さまの名刺を受け取ることになり、名前を読むために向きを変えなくてはなりません。
自分は正面に見慣れているから気づかないのか、誰からも指摘されず、そのままベテランになってしまう強者も・・。

5.そもそも名刺入れが見つからない

バックに物を詰めこみすぎて名刺入れが見当たらず、交換の間際になってバックの中を探し出す人も。
男性のジャケットには、内側に名刺入れが入るポケットがついていますが、女性のジャケットはデザイン性を重視したものが多く、ポケットすらついていないものもあります。
みんなが自分待ちの状況は、焦ります。こんな時は気が動転してしまい、見つかるものも見つかりません。

こうならないように
名刺入れをバックの内側ポケットに忍ばせておくなど、すぐに名刺入れを取り出せるところに忍ばせておきましょう。

6.親指の爪が汚れていた

仕事の他にも習い事に育児や家事。謀殺される毎日の中、つい見逃してしまうのが爪のケア。特に親指は、名刺交換の時にバッチリ見えてしまう部分なのでチェックが欠かせません。
爪の先が黒ずんでいる、マニキュアが所々はがれている、塗ったジェルが伸びっぱなしでは、だらしない印象に。そんな時、相手も名刺を押さえている親指の爪に目が奪われてしまっているはず。

7.相手の名刺をうっかり落とした

乾燥する季節は特に、指先がカサカサして名刺が滑りやすくなります。また、互いの指先の接触により静電気が発生し、その反動でうっかり落としてしまうことも。

相手の名刺を落としてしまわないように
名刺は相手の顔、分身という意識を強く持ちましょう。日頃から気をつけられますし、万が一の出来事にも「大変失礼しました!」と、とっさの一声が出やすくなります。

8.名刺交換したことがある人と、もう一度交換してしまった

名刺交換をしたことがあるような無いような・・・。悩んだ挙句、思い切って名刺交換したら、マイ名刺ボックスにその人の名刺があったケースです。覚えてもらえていなかったら、なんだか寂しい気持ちになりますよね。

同じ人と再び名刺交換しないために
訪問のアポイントをとる段階で、誰が同席するか確認し、初対面の人がいるかどうか確かめておきましょう。

9.席に着いた時、テーブルに並べる名刺の順番が分からなくなった(名刺と相手が一致しない)

考え事をしながら複数の人と名刺交換をしてしまったり、名刺交換の中に同姓がいた時、誰がどの名刺か分からなくなってしまうことも・・・。

10.名刺交換のタイミングを失って、やきもきする

例えば途中からプロジェクトに参加するなど、自分だけ相手と初対面の場面があります。打ち合わせが始まる前に紹介してもらえれば良いのですが、タイミング的に名刺交換ができない時もあります。
そして、そのまま打ち合わせが終わってしまい、挨拶できずに帰ってきてしまう・・・。打ち合わせ終了後、相手先の中で「そういえばあの女性、誰だったんだろう?」と話題に挙がっているかもしれません。

こんな時は
名乗らないで帰るのも失礼なので、商談が終わり雑談に入ったところで「申し遅れましたが、ご挨拶させていただいてもよろしいでしょうか」を切り出し、なるべくその日のうちに自己紹介しましょう。

失敗しないコツは、「相手の立場に立った言動」を意識すること!

いかがでしたでしょうか。名刺交換一つとっても、奥深いものがありますよね。
初対面の挨拶は誰もが緊張してしまうもの。でも、どんなに名刺交換に慣れても、それが間違ったやり方であれば、良い印象は持ってもらえません。
名刺交換にも、相手の立場に立った振る舞いが期待されます。タイミング良く挨拶ができる人と、モタモタしている人。名刺交換が堂々とできる人と、オドオドした人。相手の名刺を丁寧に扱ってくれる人と、ガサツそうな人。
相手はどちらが印象が良く、一緒に仕事をしたいと思うでしょうか。
面接、商談、どんな場面でも、初めが肝心です!いざという時に正しくスマートな名刺交換ができるよう、日頃から備えておきましょう。

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