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営業職の女性必見!訪問のマナーをマスターして次につなげる!

更新

営業に必要なスキルは、ヒアリング力やプレゼン力、調整力や交渉力と多岐にわたりますが、中でも訪問マナーは、営業の基本中の基本です。
つまり、営業は「訪問マナーができて当たり前」といっても過言ではありません。
特に営業を担う女性は、はたから見ると「優秀で、バリバリ仕事ができる人」というイメージを持たれます。逆にいうと、振る舞いを一つ間違うだけで「そんなことも知らないの?」と厳しい目で見られてしまうこともあるのです。
そこで今回は、訪問マナーで気をつけたいポイントと、相手に「また会いたい」と思ってもらえるハウツーを紹介します。

Contents

訪問マナーは当日の振る舞いだけじゃない!その前後も抜かりなく

訪問マナーで気をつけるべきところは、客先での振る舞いだけではありません。
営業の基本フローである、事前準備・訪問・事後フォローの全体を通してマナーを意識する必要があります。

事前準備 訪問が成功するかどうかは、この時点で決まっている!

営業では、事前の準備にもマナーがあります。例えば初めての電話の時、相手先の事業内容を把握しているかどうかは、話を進めているうちに相手になんとなく伝わってしまいます。
「自社を調べてくれているんだな」と、会う前から相手に良い印象を持ってもらえるよう、訪問する時は最低限、相手先の企業HPで住所や事業内容は確認しておきましょう。

アポイントのマナー

事前に電話で会う約束を取り付けます。アポなし訪問は、忙しい相手に迷惑をかけることもありますし、アポなし訪問を嫌う人もいますので、避けた方が無難です。

1.訪問目的を伝える

相手に「何しに来るのか?」を具体的に伝えましょう。忙しい相手でしたら、「挨拶だけだったら来なくても良い」と断る人もいます。限られた時間に会ってもらうために、相手に有益な情報を提供できることを伝えられるよう準備しておきましょう。

2.日時は相手の都合に合わせる

  • 「□□の件でお伺いしたいのですが、1時間程度お時間をいただけますでしょうか。」
  • 来週、再来週など、具体的な時期を指定することで相手も都合をつけやすくなります。
  • いくつか候補をいただき、自分の都合も確認して日時を決めましょう。

3.電話を切る前に、内容を必ず復唱する

訪問日時、訪問目的、場所、当日同席する人数は、齟齬がないように確認しておきましょう。

4.確認のメールを送る

念のため、訪問する日時をメールしておきましょう。
また、相手が忙しい人ですと、忘れてしまっている場合もあります。訪問する2日前から前日までに事前確認のメールをしておきましょう。
メールアドレスを知らない場合は、電話で連絡しておきます。もし不在などでつながらなかった場合は、伝言を残します。

訪問 社外では、会社の代表としての意識を持って行動する

社外では、どこで誰に見られているか分からないものです。会社から一歩外を出たら、あなたは会社の顔として見られます。
営業シーンだけではなく、電車の中や訪問する建物の中でも、礼儀正しい態度を心掛けましょう。

見た目も大事!身だしなみが会社のイメージアップにもつながる!

以下のチェックポイントを参考に、上品かつ清潔感のある服装に整え、会社と自分のイメージアップを図りましょう。
メラビアンの法則によると、初対面の人を認識する割合は、視覚からの情報が約6割を占めると言われています。身だしなみ一つで相手の印象が変わるのであれば、良い印象を持ってもらえる服装で訪問した方が得ですよね。

項目 チェックポイント
頭髪 髪が乱れていないか
長い髪は綺麗にまとまっているか
メイク 自然なメイクに仕上がっているか
手入れがされているか(ヨレヨレ、ほつれはダメ)
清潔感はあるか
爪先は綺麗か
(汚れていないか、マニュキュアがはがれていないか)
爪は伸びすぎていないか
ネイルの色は派手すぎないか
アクセサリー 控えめにつけているか
足元 靴は綺麗に磨いているか
つま先が隠れる靴を選んでいるか(サンダルはNG)
バック 服装に合ったバックを選んでいるか
(書類が入る大きさが望ましい)
香水 香りがきつすぎないか
(つけない方が望ましい)

胸元が大きく開いたトップス、膝より短いスカートなど、肌が露出された服装はマナー違反です。相手の目のやり場を困らせます。お辞儀の時に、胸元が見えないトップスを選びましょう。鏡の前に立ってお辞儀をしてチェックしてみてください。
また、香りの強さは自分では分からないものです。香りの好みも分かれるので、営業場面ではつけない方が無難です。

営業は臨機応変さがカギ。当日は、様々な状況を想定した心づもりを

訪問目的に合わせて、相手が何に関心がありそうかを想定しておきましょう。また、自社のサービスや資料について質問されそうなことは答えられるよう準備しておくことが大事です。

1.訪問先の情報を調べ、把握する

自身が初訪問の場合は、企業HPのチェックや、前にその企業を担当していた人からこれまでのやり取りを確認します。引継ぎができている会社とできていない会社とでは、相手に与える印象が違います。

2.持参する資料などを準備する

資料準備など、忘れ物がないかチェックします。持参する資料は説明できるようにしておきましょう。また、手土産を持参する時は、事前に用意しておきます。「とりあえず用意した」という印象を持たれないよう、訪問先近くで買わないようにしましょう。

3.時間にゆとりをもって、行動する

訪問先には、30分前に着くように段取りしておくと心に余裕が生まれます。

遅れる場合は必ず連絡をいれる!
電車遅延など、やむを得ない事情で遅れる場合は、訪問先に必ず連絡しましょう。何の連絡もなしに遅刻するのは、例え5分程度の遅れであってもマナー違反です。

4.社外では情報漏洩に注意する

電車やコーヒー店内で、営業の人が次の訪問先の話をしている風景をよく目にします。しかし、中には企業名や打ち合わせ内容を大声で話している人も。
隣に座っている人は、もしかすると訪問先の社員かもしれません。モラルを疑われるような言動は慎みましょう。

訪問先に着いたら気を引き締めて!訪問マナーのあれこれ

訪問先についたら、いつでも相手に会える状態にしておきます。
着てきたコートは建物の外で脱いでたたんで持ちます。
雨の日は濡れた傘のしずくを落とし、留め具をかける。タオルで服やバック、靴についた水滴をとるなど、身だしなみに注意しましょう。

1.受付のマナー

約束の時間の5分前になったら、受付にて取次ぎをお願いします。

受付での応対
  • 「こんにちは。(失礼いたします、お世話になっております、などもOK)わたくし、□□会社の□□と申します。14時に□□部の□□様とお約束をしております。お取次ぎをお願いできますでしょうか。」
  • 自然な笑顔を心掛ける
  • 対応してくれた受付の人にお礼を忘れない
案内される時のマナー
  • 案内者の2、3歩後ろを歩く
  • さりげなく周りを観察することで、話のネタになりそうな情報を得ておく
  • ドアの前では立ち止まり、会釈して入室する

2.応接室でのマナー

  • 部屋に案内されたらお礼をする
  • すすめられた席に座る

特に席をすすめられていない場合は、案内者が退室した後、下座(ドアに一番近い席)に座って待ちます。
ただし、お詫びや相談事の場合など、立って待つ方が相手に誠意が伝わりますこともあります。
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席の座り方についてはこちらを参考にしてください
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3.手荷物の扱いのマナー

  • バックはテーブルや椅子の上に置かず、足元(床)に置く
  • コートはたたんでバックの上に置く
  • コート掛けがある場合は、すすめられたら使う
  • 手土産は椅子の上に置いておく

4.面談が始まる前のマナー

  • 部屋の中で待っている間は静かに過ごし、リラックスしすぎないように注意する
  • 面談者が入ってきたときは立って挨拶する
  • 面談者と初めての時は自己紹介と名刺交換をする
  • 手土産があれば渡し、席をすすめられてから座る

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お辞儀についてはこちらを参考にしてください
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名刺交換についてはこちらを参考にしてください
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手土産を渡す時は、両手で渡しましょう。
また、紙袋から出して渡すのが正式なやり方です。この場合、紙袋は持って帰りますが、相手の持ち運びを考えると、紙袋のまま渡した方が気が利いています。

手土産は、「つまらないものですが」と謙遜するよりも、「心ばかりですが」「おいしいと評判だったので」と伝えた方が、自分のために用意してくれた、選んでくれたという印象を与え、喜んでもらえます。

5.アイスブレイクのマナー

緊張は相手に伝わるものです。お互いの緊張をほぐすという意味でも、軽い雑談をして雰囲気を和ませましょう。

  • 天気の話
  • 訪問先周辺の話
  • 建物内の話
ただし、相手から時間がないと予め聞いている時は、中々本題に入らないと気分を悪くされる場合がありますので手短にします。場合によっては、すぐに本題に入った方が良いことも。

本題を進める時は、相手ファーストの気持ちを忘れずに!

相手の貴重な時間をいただいているわけですから、「会ってよかった!」と思ってもらうつもりで臨みましょう。また、説明の中で前提がぬけると相手に伝わりづらくなります。相手の立場に立った言動を意識しましょう。

1.分かりやすく、簡潔に伝わるように心掛ける

事前に話の順序を考えておきましょう。
また、自社用語や専門用語は、相手が知らないこともあるので、できるだけ使わずに説明できるようにしておきましょう。
なお、相手からの質問で分からないことがあった場合、会社に持ち帰って確認してから答えましょう。
自分がしっかりしているところを印象づけたいところですが、「おそらく」「多分」という枕言葉は相手を不安にさせます。
堂々と言い切った後、それがもし間違っていた場合、相手はあなたに不信感を抱きかねません。

少しでも曖昧な点があったら、「申し訳ありません。社に戻って確認し、追ってご連絡させていただきます。」と伝えた方が、誠実さは伝わります。

2.話す時は、同席者全員に目線を配る

説明している時は資料の方ばかりを見ず、時折相手の反応を確認しておき、気になっていそうな部分を把握しておきます。
また、話しやすい人やキーマンばかりに顔を向けて話していると、他の同席者は気分が良くありません。
複数の人に対して話す時は、3秒位ずつ目線を配るように意識すると、気遣いが見られ、堂々とした振る舞いにも映ります。

3.面談中はメモを取る

メモを取ってもらえないと、自分達が伝えたことが理解してもらえているのか不安になります。
いくら記憶に自信があっても、相手に安心感を与えるという意味を込めて、面談中はメモを取りましょう。

4.説明するときは手も上品に見せる

資料を差し示す時は、手のひらを上にして該当箇所を示すと丁寧かつ上品に映ります。細かいところを示す場合は指で示しても構いません。

5.出されたお茶・お菓子は品良くいただく

どんなに素敵なプレゼンをする人でも、食事マナーができていないと全てが残念に映りますので気をつけましょう。

  • 話の途中でも、お茶を出してくれた人に軽く会釈をする
  • 相手に進められてから口をつける
  • お茶をすすらない、音を立てない
  • 口をつけたお菓子は残さずいただく

面談を時間内に終わらせられるよう、タイムマネジメントを

相手がそわそわ、時計を見だしたら、面談終了の時間が近づいているかもしれません。この時、与えられた時間内で面談を切り上げられると、信頼につながり、次に会ってもらいやすくなります。

1.最後に面談内容のすり合わせをする

面談の場で話し合われた内容や、自社に持ち帰って検討・確認する内容を確認し、祖語がないようにします。
この時間も確保できるよう、事前準備の段階で用件の時間配分をシミュレーションしておきましょう。

2.次回会う機会を取り付ける

次回も訪問する必要がある場合は、その場で次の約束ができると良いでしょう。

3.帰り際も気を抜かない

  • いただいたお茶はテーブルの端によせておく
  • 退出する際に再度お礼を述べ、丁寧にお辞儀する
  • エレベーターまで見送ってもらったら、エレベーターのドアが閉まるまでお辞儀する

社に戻るまでが訪問です。訪問した建物を出ても気を抜かず、余計なおしゃべりは控えましょう。

事後フォロー 次の営業活動につなげるためにやっておきたいこと

営業には、フォローが欠かせません。次につなげるために、訪問先に対して以下のことを習慣づけると良いでしょう。

1.お礼のメールをする

お礼の他、面談の補足説明や、次回約束した訪問日時の連絡を入れましょう。
面談のお礼の内容は、面談での印象に残ったこと、勉強になったことなどを入れておくと相手の心に残りやすくなります。

2.問い合わせや宿題をもらっていたら、なるべく早く返答する

頼んでおいたことの返事が遅い場合、相手によっては「私の案件は優先順位が低いの?」と思われかねません。
相手からの問い合わせや宿題には、できたらその日のうちに、遅くとも訪問後3日以内には連絡したいところです。

返答に時間がかかる場合は
相手に、返答に時間がかかることのお詫びとともに、いつまでに返答ができるか、連絡しておきましょう。

日々のマナーの積み重ねが信頼関係を育む!

人は初対面での印象が強く残ってしまいますので、相手の印象が悪いと良好な関係に至るまで時間がかかります。最悪の場合、次回の訪問を断られ、良好な関係を築けずに終わってしまうこともあります。
営業の成果は一度の訪問で決まることはほとんどありません。何回か訪問し、コミュニケーションを重ねる中で信頼関係が育まれ、長い付き合いに発展していきます。
限りある時間でチャンスを掴み、また会いたいと思ってもらえるよう、礼儀正しい振る舞いや誠実な対応の積み重ねを大事にしていきたいですね。

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